Perkembangan Teknologi Sistem Pengendalian Kinerja

 Perkembangan Teknologi Sistem Pengendalian Kinerja

Abstrak :

Di tengah persaingan usaha yang semakin ketat serta perubahan lingkungan usaha yang semakin cepat dan tidakteramalkan, tugas eksekutif perusahaan untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan dan memberikan nilaitambah bagi stakeholder menjadi semakin berat. Saat ini muncul konsep baru dalam bidang manajemen dan teknologi informasi yang disebut sebagai Performance Management System (PMS) yang dijanjikan mampu membantu eksekutif perusahaan dalam memenuhi harapan stakeholder dan shareholder dengan melakukan pengendalian dan peningkatan kinerja perusahaan. Pembanguan sebuah PMS bukan merupakan perkerjaan yang ringan karena melibatkan aspek manajemen organisasi di samping aspek teknologi informasi dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar. Dalam makalah ini akan dijabarkan semua aspek yang terlibat dalam pengembangan PMS meliputi definisi dari konsep PMS, proses yang menjadi latar belakang pengembangan PMS, teknologi yang akan menunjang implementasi PMS, dan tahap-tahap pengembangan PMS.

Keywords : Performance Management System, DSS

Lisensi Dokumen:

Copyright ©2004 IlmuKomputer.Com

Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari

IlmuKomputer.Com.

Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com

1. PENDAHULUAN

Perusahaan adalah sebuah organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan kemakmuran bagi

shareholder dan juga stakeholder dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara benar. Di

dalam era globalisasi dan persaingan usaha yang semakin ketat maka eksekutif perusahaan semakin mendapatkan tuntutan yang semakin berat yaitu tingginya harapan para shareholder perusahaan atas tingkat keuntungan yang semakin tinggi tetapi dihadapkan pada kenyataan bahwa kinerja perusahaan semakin sukar untuk diprediksi dan dikendalikan.

Kondisi inilah yang menyebabkan mulai dirancangnya berbagai sistem berbasis teknologi informasi

yang mampu untuk membantu eksekutif dalam mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan.

Salah satu konsep yang sekarang mulai diperhitungkan untuk diaplikasikan oleh berbagai perusahaan untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja mereka adalah Performance Management System (PMS). Sistem ini diramalkan oleh berbagai konsultan terkemuka akan menjadi sebuah sistem yang akan didaptasi oleh berbagai perusahaan di dunia, bahkan pada tahun 2005 setidaknya 40% perusahaan di seluruh dunia akan mengadaptasi PMS4).

Performance Management System (PMS) dapat dikategorikan sebagai sebuah Sistem Penunjang

Keputusan (DSS) yaitu sebuah istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan setiap sistem

komputer yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi5.

2. PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

2.1. DEFINISI

Banyak definisi yang dimunculkan saat ini untuk menggambarkan apa sesungguhnya Peformance

Management System (PMS) tersebut. Dari berbagai definisi tersebut terdapat dua definisi utama yang dapat digunakan untuk memahami sebuah PMS, definisi pertama bersifat umum dan sebuah definisi lagi yang diusulkan oleh Gartner, salah satu konsultan terkemuka dalam bidang teknologi informasi. Definisi umum tentang PMS menyatakan bahwa PMS merupakan sekumpulan software, proses bisnis, metrik pengukuran bisnis (key performance indicator) yang jika digabungkan akan memampukan pelaku-pelaku bisnis untuk bertindak dan mempengaruhi kinerja organisasi2). Sedangkan Gartner, mendefinisikan PMS sebagai sebuah istilah yang melingkupi sebuah sistem yang terdiri dari metodologi, metric, proses, dan sistem teknologi yang digunakan untuk memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan4).

Saat ini terdapat empat nama utama yang digunakan untuk mengidentifikasikan PMS yaitu BPM

(Business Performance Management), CPM (Corporate Performance Management), EPM (Enterprise Performance Management), dan SEM (Strategic Enterprise Management). Dalam karya tulis ini istilah yang akan digunakan adalah Performance Management System (PMS).

2.2. PROSES PENGENDALIAN KINERJA

Proses pengendalian kinerja dalam perusahaan merupakan sebuah proses yang cukup kompleks yang melibatkan berbagai tingkatan manajemen dalam perusahaan. Secara umum tingkat manajerial yang akan terlibat dalam proses pengendalian kinerja perusahaan meliputi tingkat aktivitas harian, tingkat operasional, dan juga tingkat strategis. Ketiga tingkatan ini akan mengorganisasikan dan mensinergikan kegiatan mereka dalam mencapai dan mengendalikan kinerja perusahaan. Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com

Semua tingkatan dalam perusahaan akan bekerja dalam sebuah proses pengendalian kinerjaperusahaan yang terdiri dari berbagai loop dan kegiatan yang dapat digambarkan dalam diagramberikut :

Pro ses Pengendalian Kinerja Perusahaan3)

Loop pertama adalah Strategic Feedback Loop yang dimulai dengan penyusunan strategi perusahaan dan melakukan analisa terhadap skenario yang akan dihadapi perusahaan. Hasil dari formulasi strategi perusahaan akan menjadi masukan bagi perencanaan dan penyusunan anggaran perusahaan. Loop kedua adalah Operational Feedback Loop yang seringkali menjadi tanggung jawab dan kegiatan para manajer perusahaan dalam menjalankan strategi yang telah dicanangkan yang terdiri dari empat proses utama yaitu:

§ Perencanaan dan Penganggaran (Planning and Budgeting)

§ Komunikasi (Communicate)

§ Pengawasan (Monitor)

§ Peramalan (Forecast)

Loop yang ketiga adalah Activity dan Process Feedback Loop yang terdiri dari dua kegiatan utama

yaitu : § Transaction Reporting yang meliputi penyediaan laporan kegiatan transaksional yang bersifat harian. § Business Activity Monitoring (BAM) yaitu sebuah event driven architecture yang akan memonitor KPI secara proaktif dan memberikan hasil laporan langsung kepada manager

operasi.

2.3. EVOLUSI TEKNOLOGI PMS

Dalam perkembangannya teknologi PMS mengalami berbagai tingkat perkembangan. Jika

digambarkan dalam sebuah piramida maka evolusi teknologi PMS dapat digambarkan dalam gambar Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com

Gambar 2 . Evolusi Teknologi PMS2)

Di awal perkembangannya, teknologi PMS melibatkan OLAP dan Business Intelligence yaitu sebuah tools yang digunakan untuk data analysis, visualisasi, dan presentasi5) yang digabungkan dengan pengembangan proses bisnis merupakan pila r utama dalam solusi PMS. Perkembangan berikutnya dalam teknologi PMS adalah penggunaan Portal untuk keperluan kolaborasi yang digabungkan dengan aplikasi analisis menjadi dasar setiap pengembangan aplikasi PMS.

Saat ini perkembangan teknologi PMS terdiri dari aplikasi PMS Suite yang digabungkan dengan

penetapan metric kinerja dan juga kemampuan sistem untuk mengakomodasi tindakan reaksi ataupun preaksi jika kondisi kinerja yang ditetapkan tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Sistem PMS saat ini bersifat sebagai sebuah sistem manajemen perusahaan yang menjamin berlangsungnya proses peningkatan dan pengaturan kinerja organisasi berjalan dengan baik.

2.4. PENGEMBANGAN PMS

Pengembangan PMS merupakan sebuah kegiatan yang tidak dapat dihindarkan lagi oleh setiap perusahaan yang ingin berhasil dan sukses saat ini. PMS merupakan gabungan dari metodologi manajemen dan teknologi informasi yang membentuk sebuah sistem yang terpadu. Oleh sebab itu pengembangan PMS tidak bisa hanya dilakukan dengan pembangunan teknologi informasi saja, bahkan teknologi informasi merupakan faktor terakhir yang menjadi penentu sukses tidaknya sebuah PMS.

Beberapa tahap yang harus dilakukan untuk menjamin suksesnya pengembangan PMS dalam suatu

perusahaan meliputi4) :

§ Pemilihan Metodologi dalam penentuan kinerja, misalnya metodologi BSC, EVA, ABM,

dan lain-lain